Knowledge Management

OneNote et PKM

par
Delengaigne Mongin Deschamps



Suite à la lecture de notre livre Organisez vos données personnelles, l’essentiel du Personal Knowledge Management, un de nos lecteurs, Dominique Schelcher, nous a contacté pour nous demander pourquoi nous n’avions pas évoqué le logiciel OneNote dans notre ouvrage.



Avec son accord, je publie son mail pour continuer avec nos lecteurs la suite de notre ouvrage.



« J’ai lu avec beaucoup d’attention votre dernier livre et y ai puisé de bons conseils pour mieux m’organiser.



Mais incontestablement j’y ai relevé un grand absent : vous ne citez pas le logiciel OneNote.



Utilisateur actif depuis plusieurs années, OneNote est à mes yeux l’outil d’organisation des données personnelles et professionnelles le plus puissant. Je me suis beaucoup intéressé à cette question et n’ai pas trouvé mieux.



La dernière version 2010 est encore plus pertinente. OneNote permet de :
  • Prendre très facilement toutes sortes de notes
  • Faire de pratiques et qualitatives captures d’images
  • Faire des impressions de fichiers (type powerpoint et pdf) dans lesquels le moteur de recherche interne peut faire des recherches mot-à-mot saisissantes
  • Transférer le contenu d’une partie de OneNote dans Word ou en pdf pour le transmettre ou le diffuser facilement.


En cas d’utilisation de plusieurs ordinateurs, la synchronisation peut se faire en ligne ou plus simplement comme je le fais via une clé USB synchronisée en quelques secondes et sans trace en ligne.



Ainsi on dispose à tout moment, où que l’on soit, de la totalité de sa documentation, surtout accessible très facilement grâce au puissante moteur de recherche interne. De plus la mise en place d’une arborescence facile rend l’accès aux documents simple.



De quoi a-t-on besoin le plus souvent ? Simplement d’accéder à une info, pas forcément au fichier originel. C’est possible avec OneNote et les impressions de tous les fichiers qu’on peut y insérer. Et si vraiment j’ai besoin de retransmettre le fichier, je retransforme l’impression de fichier en pdf et peut le diffuser. Rien de plus simple.



Vous parlez d’Evernote dans le livre. A mes yeux Evernote n’est que le complément de OneNote pour gérer les petites listes quotidiennes et les consulter sur tout support, y compris sur mobile. Et on peut transférer ces éléments dans OneNote si nécessaire avec un petit utilitaire.



Je me suis déjà dit à plusieurs reprises qu’on pourrait même écrire une méthode du type « Organisez-vous efficacement avec OneNote ». Vraiment cet outil mériterait d’être mieux connu. D’ailleurs les infos OneNote sur Twitter sont claires : tous ceux qui l’utilisent sont fans !



OneNote a bouleversé mon organisation et il me serait strictement impossible de revenir en arrière. Je ne suis pas le seul et cela mérite d’être relayé.  »



Alors, Pourquoi n’avons nous pas parlé de OneNote dans notre ouvrage ?
  1. En ce qui me concerne, je connais ce logiciel de nom mais je ne l’ai jamais utilisé. Dans notre ouvrage, nous avons voulu partager des logiciels (mais surtout des pratiques) que nous avons testé uniquement.
  2. Nous avons voulu également indiquer des logiciels accessibles au plus grand nombre (souvent sous licence libre ou premium)
  3. Ce livre se veut au maximum pérenne, il traite avant tout de méthode et accessoirement de logiciels
Et vous, quels sont les éventuels oublis que vous avez remarqué dans notre ouvrage ?

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Rédiger des procédures graphiques

par
Suite à la conférence carto 2.0, je suis en train de commencer la lecture du livre La rédaction graphique des procédures de Berger et Serge Guillard, Editeur Association Française de Normalisation (AFNOR) (29 janvier 2001) Présentation : « Depuis la fin des années 80, la rédaction des procédures s’est très largement développée avec la mise en œuvre de systèmes qualité conformes à des exigences normatives. La formalisation des procédures, des instructions de travail, des modes opératoires ou des protocoles est nécessaire, aussi bien dans le cadre de l’identification des processus de l’entreprise que lors de la description d’une organisation, d’un métier ou plus généralement des savoir-faire d’un organisme. C’est l’étape incontournable qui permet de rendre tangible la valeur immatérielle de l’entreprise : la structure, les hommes, l’organisation et surtout les interactions entre ces trois composantes. Cet ouvrage permet de découvrir, d’apprendre, de mettre en œuvre la rédaction graphique des procédures, et plus généralement de formaliser les savoir-faire de l’entreprise. Dans un souci opérationnel, les auteurs proposent en fin de chaque chapitre, une synthèse des éléments fondamentaux à maîtriser et en annexe, de nombreux exemples de représentations graphiques ainsi que des fiches pédagogiques. Destiné à tous les acteurs de l’entreprise, La rédaction graphique des procédures. Démarche et techniques de description des processus vous permettra : • d’améliorer la maîtrise des activités formalisées, • d’améliorer la communication, • de passer d’une culture orale vers une culture écrite. » Les règles de la rédaction Qualigramme sont par ailleurs disponibles sur le site de Qualigram.

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