REDIGEZ AISEMENT DES COURRIERS ADMINISTRATIFS GRACE A LA CARTE MENTALE

Vous devez rédiger des courriers administratifs mais vous ne savez pas par où commencer ? Une fois encore, le mind mapping peut vous venir en aide ! En effet, la carte mentale représente l’outil idéal pour structurer un écrit.

Recourir à la carte mentale pour réfléchir et structurer un écrit

Pour bien écrire, vous devez avant tout séparer les différentes étapes :

  1. Analyser le sujet
  2. Bâtir le plan
  3. Rédiger
  4. Corriger
  5. Mettre en page

Vous pouvez recourir à la carte mentale dans les étapes de réflexion, de structuration et éventuellement de rédaction.

En effet, la carte mentale est utile pour réfléchir et disposer d’une vue globale. Par contre, pour corriger votre texte, vous aurez besoin de rentrer dans le détail. Vous pourrez alors basculer dans un traitement de texte comme par exemple Microsoft Word.

La carte mentale pour structurer un écrit court

La carte mentale est davantage adaptée pour des écrits longs (comme un rapport ou un cahier des charges par exemple). Elle permet en effet de ne pas se perdre dans une multitude de détails.

Toutefois, dans le cadre d’un écrit court (comme par exemple une lettre), la carte mentale peut également se révéler utile. Elle va en effet permettre de mieux structurer le texte. Au final, vous pourrez ainsi mieux transmettre un message.

Réutiliser des méthodes de réflexion en mind mapping

La carte mentale reste un outil souple. Vous pouvez y transposer d’autres méthodes. Dans le cadre administratif, pour rédiger une lettre, vous pourrez par exemple recourir au :

  • QQOQCCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi)
  • SPRI (Situation, Problème, Résolutions, Informations)

Utiliser une carte à la main ou un logiciel ?

Au choix, vous pouvez utiliser une carte à la main ou avec un logiciel de Mind mapping (comme par exemple, Freeplane ou XMind).

La carte mentale à la main sera sans doute mieux adaptée car plus rapide. Elle permet également plus de réflexion. Souvent, on pense en effet mieux avec la main.

A lire pour aller plus loin

Vous voulez progresser dans l’écriture de lettres administratives ? Je vous invite à lire mon nouveau livre : Perfectionner ses écrits administratifs, Rédiger des courriers et des courriels administratifs dans la fonction publique territoriale, paru aux éditions Gereso.

Couverture du livre Perfectionner ses écrits administratifsss

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BILL GATES ET LE MIND MAPPING

Bill Gates s’intéresse depuis longtemps au mind mapping (un signe qui ne trompe pas !) En décembre 2005, dans un article de Newsweek, intitulé “The Road Ahead: How ‘intelligent agents’ and mind-mappers are taking our information democracy to the next stage.” Il parlait déjà du mind mapping en termes élogieux :

Les logiciels spécialisés et les services Web peuvent nous aider à tracer, découper cette information [à la disposition des utilisateurs de PC] d’une façon qui était impossible il y a seulement une décennie. Mais, alors que nous avons parcouru un long chemin vers l’optimisation de la manière dont nous utilisons l’information, nous n’avons pas encore fait de même pour la connaissance… Sur un autre plan, OneNote et une nouvelle génération  logiciel de « mind-mapping » peut également être utilisé comme un numérique « Blank slate » pour aider à connecter et à synthétiser les idées et les données et, à terme, créer de nouvelles connaissances. »

Newsweek

Vous voulez en savoir plus sur : Comment gérer vos informations avec le mind mapping ?

Je vous invite à lire mon 100 fiches pour organiser sa veille sur internet paru chez Eyrolles.

Couverture du livre 100 fiches pour organiser sa veille sur internet Eyrolles

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NE PAS FILTRER POUR LIBERER VOTRE CREATIVITE

Pour les scientifiques, la créativité proviendrait notamment d’un relâchement de notre filtre cognitif.

Cette désinhibition cognitive apporterait un flot d’informations non sollicitées.

Elle serait l’une des sources des moments d’inspiration, les fameux : Eureka.

Pour relâcher votre filtre cognitif, vous pouvez utiliser notamment :

  • Le vagabondage mental (laisser votre esprit divaguer). Vous devez donc disposer de temps pour ne rien faire…
  • Les outils de brainstorming comme le mind mapping. Vous laissez votre esprit vadrouiller entre les mots et les images.

Vous voulez en savoir plus sur la créativité ? Je vous invite à lire notre livre Boostez votre créativité avec le mind mapping paru chez Dunod.

Couverture Boostez votre créativité avec le mind mapping Dunod

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MANAGEZ AVEC LE MIND MAPPING

Vous souhaitez manager avec plus d’efficience ? Le mind mapping (en français technique de la carte mentale) peut vous aider ! Tony Buzan, son concepteur, le présente comme le couteau suisse de l’intelligence. En effet, au sein d’une entreprise, le mind mapping peut s’utiliser pour développer une stratégie, gérer un projet, conduire le changement etc. Vous pouvez l’utiliser à la main ou avec des logiciels dédiés comme MindManager ou XMind 2021 par exemple.

Quels sont les avantages du mind mapping pour manager ?

Manager avec le mind mapping comporte de nombreux avantages :

  • Disposer d’une vue globale : grâce à la carte mentale, vous allez disposer d’une vision globale de votre activité. Vous pouvez par exemple créer une carte informatique avec tous vos projets. Chaque projet pourra à son tour devenir une sous carte.
  • Booster la créativité de votre équipe : la carte mentale est un outil très efficace pour brainstormer. En effet, la créativité se base sur deux principes fondamentaux : le nombre d’idées (plus vous avez des idées, plus avez des chances d’avoir de bonnes idées), l’originalité des idées (si vous avez des idées que je n’ai pas, vous êtes un peu plus créatif que moi. La carte mentale va vous permettre de multiplier les idées par deux effets :
    • l’amorce : dans une carte mentale, vous utilisez non pas des phrases mais des mots clés (comme avec Google). Ainsi, votre cerveau sera amorcé par le mot clé.
    • la catégorie : regrouper les idées par catégories, vous permet de générer plus d’idées. En effet, une fois la catégorie trouvée, votre cerveau va générer d’autres idées appartenant à cette catégorie.
  • Centraliser les informations : lorsque vous gérez des projets, la plupart des informations se retrouvent éparpillées dans votre système d’informations : certaines se trouvent dans votre messagerie, d’autres sur votre serveur etc Avec un logiciel de mind mapping, vous allez pouvoir centraliser ces informations dans une seule carte grâce à des liens hypertextes
  • Collaborer efficacement : vous pouvez par exemple utiliser la carte mentale pour conduire des réunions collaboratives. Vous projetez l’ordre du jour sous la forme d’une carte mentale. Ensuite, un membre de votre équipe se charge d’alimenter la carte en fonction des échanges.

Quelles sont les utilisations de la carte mentale pour manager ?

Le mind mapping est multiutilisations :

  • Gérer des projets : il va vous servir à découper vos projets en étapes et en actions. Certains logiciels de mind mapping comme XMind 2021 ou MindManager savent générer un Gantt pour suivre au mieux votre projet.
Modèle de carte mentale pour gérer un projet
Modèle de carte mentale pour gérer un projet
  • Conduire le changement : La carte mentale bénéficie de l’effet Ikea. En effet, quand les membres de votre équipe cocréent une carte mentale, ils vont adhérer aux idées et aux actions de la carte car ils ont participé à sa conception.
  • Développer une stratégie : la carte mentale peut vous permettre de développer une stratégie
  • Réaliser des présentations percutantes : à la base, le mind mapping n’a pas été conçu pour réaliser des présentations informatiques mais plutôt pour brainstormer ou mémoriser des informations. Toutefois, de plus en plus de personnes recourent à la carte mentale pour lutter contrer l’ennui des présentations PowerPoint mal conçues. Certains logiciels (MindManager, Mindview, Xmind etc..) propose un mode présentation. Vous pouvez dévoiler votre carte mentale branche par branche automatiquement.

Réaliser une carte mentale : à la main ou avec un logiciel ?

Devez-vous réaliser vos cartes à la main ou à l’aide d’un logiciel ? Tout dépend en fait de vos besoins.

A la main, les cartes mentales permettent de mieux réfléchir et de mieux mémoriser les informations. Avec des post-it, vous mènerez également des brainstorming plus efficaces.

Sous informatique, les cartes mentales offrent la possibilité de gérer une grande quantité de données. Par ailleurs, vous allez pouvoir les partager plus facilement. En outre, sauf exception, les cartes mentales informatiques paraissent plus professionnelles.

Comment choisir votre logiciel de mind mapping professionnel ?

Choisir un logiciel de mind mapping dépend de plusieurs paramètres :

  • Vos besoins : allez vous utiliser votre logiciel pour : gérer un projet ? animer une réunion ? Brainstormer ? Pour gérer un projet de A à Z, vous vous tournerez vers un logiciel avec des fonctionnalités dédiées aux projets comme par exemple MindManager, MindView ou Xmind 8 pro. Pour animer une réunion, préférez un logiciel avec des cartes esthétiques comme XMind par exemple. Pour brainstormer, la plupart des logiciels de mind mapping conviendront.
  • Votre budget : vous avez des logiciels pour toutes les bourses. De o euros pour FreePlane à 418 euros pour une licence perpétuelle de MindManager.
  • L’interopérabilité: la plupart des logiciels de mind mapping peuvent s’échanger à partir des formats XMind, MindManager, Freeplane.
  • Votre fréquence d’utilisation : allez vous utiliser le mind mapping tous les jours ? Chaque semaine ? Chaque mois ? En effet, si vous ne pensez pas utiliser le mind mapping fréquemment, vous pourrez opter dans un premier temps pour un logiciel gratuit ou sous licence freemium.
  • Votre univers logiciel : vos postes de travail sont-ils sur Windows, Mac ou Linux ? Baignez-vous dans un univers Microsoft ou préférez-vous les logiciels libres ? Certains logiciels comme MindManager et Mindview sont interfacés avec les logiciels Microsoft. Vous pouvez en effet exporter vos cartes dans Word, Excel, PowerPoint voire Project etc.

Pour conclure

Si vous voulez adopter le mind mapping pour manager, suivez la philosophie du mind mapping. Donner une carte conçue par vos soins à vos équipes apportent peu de plus-value. Jouez la carte du mind mapping en toute sincérité : Invitez vos équipes à coconcevoir les différentes cartes mentales.

Le mind mapping va changer littéralement votre façon de manager. Grâce à la carte mentale, vous allez disposer d’un véritable cockpit pour piloter vos activités. De plus, vous allez pouvoir catalyser l’intelligence collective de vos équipes et donc gagner en compétitivité.

Alors prêt à adopter le mind mapping pour vous et vos équipes ?

A Lire

Managez avec le mind mapping 2e édition, de Patrick Neveu, Carolina Vincenzoni, Franco Masucci et Xavier Delengaigne.

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BOOSTEZ VOTRE CREATIVITE GRACE AU MIND MAPPING

Vous souhaitez développer votre créativité ? La carte mentale peut vous y aider ! Le mind mapping permet en effet de générer plus d’idées grâce aux effets d’amorces et de catégories.

Comment évaluer la créativité ?

La créativité est un processus difficile à évaluer. Les psychologues ont néanmoins relevé le défi. Pour eux, la créativité peut s’évaluer à partir de deux paramètres :

  • Le nombre d’idées : plus vous avez des idées, plus vous avez des chances de dénicher de bonnes idées
  • l’originalité des idées : si vous avez des idées que les autres ne trouvent pas, vous êtes un peu plus créatif

Etes-vous créatif ?

Pour le savoir, je vous propose de passer un test de créativité. Le plus connu d’entre eux est le test de Jackson. Il consiste à trouver le plus d’utilisations possibles pour un objet de la vie courante (exemple : une fourchette, un aimant etc).

Prêt à vous tester ?

Munissez vous d’un papier et d’un crayon. En 5 minutes, trouvez le plus d’utilisations possibles pour un ou plusieurs trombones à papier. A ce stade, notez vos réponses sous la forme d’une liste.

Une fois terminé, comptez le nombre d’idées. Ne les jugez pas. Toute idée est bonne à prendre !

A titre indicatif, je vous propose un barème :

  • 0-4 idées : peu créatif
  • 5-9 idées : moyennement créatif
  • 10-15 idées : créatif
  • 16 idées : très créatif

Dans votre liste d’idées, vous avez par exemple :

  • Attacher des papiers
  • Un collier
  • Un anti-stress
  • Nettoyer le clavier d’un ordinateur ;
  • Une bague
  • Des mini brochettes
  • Un cure dent
  • Un ourlet
  • Réaliser un reset sur un téléphone

Le plus important en termes de créativité reste de ne pas vous censurer.

Comment le mind mapping peut-il accroître votre créativité ?

Reprenez les idées trouvées dans le test de Jackson et mettez les dans une carte mentale.

Le mind mapping va vous aider à générer des idées de deux manières par :

  • Amorce : Respectez une des consignes de la carte mentale : un mot par branche. Exemple : Attacher->Feuilles. Découper les informations amorcera votre cerveau. Il générera de nouvelles idées : Attacher des feuilles, des photos, des billets etc… D’ailleurs, idéalement, utiliser plutôt des verbes d’actions. Par exemple transformer Cure dent en curer les dents, vous générerez plus facilement les idées suivantes : curer les dents, curer les oreilles, curer les ongles etc.
  • Catégorie : regroupez les idées en catégories. Par exemple, le collier et la bague pourront appartenir à la catégorie Bijoux. Une fois la catégorie trouvée permettra de générer de nouvelles idées. Avec des trombones, vous pouvez en effet confectionner d’autres bijoux : un piercing, un bracelet etc.
Carte mentale par catégories et amorces

Ca fonctionne merveilleusement bien n’est ce pas ? Pourquoi ? Parce que dans notre tête, notre vocabulaire est rangé de cette manière, par association et par catégorie.

Utiliser le mind mapping pour devenir plus créatif

A force d’utiliser le mind mapping, vous allez progressivement devenir plus créatif.

En effet, pour paraphraser Mc Luhan : Les outils que nous utilisons façonnent notre pensée.

Si utilisez constamment un tableur, vous aurez une pensée en cases, si vous utilisez le mind mapping, vous développerez une pensée en arbre.

La pensée en arbre n’est pas forcément meilleure que la pensée en cases. Tout dépend de vos besoins.

Par ailleurs, l’idéal reste de disposer de plusieurs outils intellectuels afin de mieux penser.

En effet, comme l’a dit Abraham Maslow :

Si le seul outil que vous avez est un marteau, vous tendez à voir tout problème comme un clou

A lire pour aller plus loin

Couverture du livre Boostez votre créativité avec le mind mapping de Xavier Delengaigne
Boostez votre créativité avec le mind mapping

Pour creuser le sujet de la créativité avec le mind mapping, vous pouvez lire mon livre Boostez votre créativité avec le mind mapping paru chez Dunod.

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CONNECTEZ LES IDEES GRACE AU MIND MAPPING

Connecter les idées permet de booster la créativité. Le mind mapping est l’outil idéal pour vous y aider. Comment ? Dans une carte mentale, les idées sont représentées sous la forme de mots clés. Or, spatialiser les idées sous forme de mots clés va permettre à votre cerveau de les connecter (presque) automatiquement.

Le mind mapping favorise la connexion des idées

Dans une carte mentale, vous utilisez non pas des mots clés mais des phrases.

Au sein d’une carte mentale, les idées seront connectées de deux façons :

  • des branches : dans une carte mentale, les mots clés sont posés sur des branches. Elles sont organisées soit de manière hiérarchique soit associative;
  • des connecteurs : lorsque deux idées sont éloignées dans la carte, vous pouvez matérialiser leur relation par un connecteur.

Connecter les idées favorise la créativité

Connecter les idées favorise la créativité. Voici la preuve en images :

Dans leur livre Art of Ideas, William Degan et Amy Murphy, explique la génèse du tableau Les demoiselles d’Avignon de Picasso.

Tableau Les demoiselles d'Avignon. Picasso

Elle est la combinaison d’une sculpture africaine :

Et…. du tableau de Matisse Bonheur de vivre :

Tableau Bonheur de vivre. Matisse

CQFD ! Connecter les idées favorise la créativité !

A LIRE

Vous souhaitez développer votre créativité grâce au mind mapping ? Je vous invite à lire mon livre Boostez votre créativité avec le mind mapping, de la suite dans les idées ! paru chez Dunod.

Couverture du livre Boostez votre créativité avec le mind mapping de Xavier Delengaigne
Boostez votre créativité avec le mind mapping

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REDIGEZ PLUS VITE AVEC LE MIND MAPPING : LA FORMATION

Vous avez besoin de rédiger plus vite et mieux ? Utilisez le mind mapping !

  • Vous générerez plus facilement des idées ;
  • Vous structurez mieux vos écrits ;
  • Vous suivrez le fonctionnement naturel de votre cerveau.

Vous souhaitez vous former ?

Le 8 et 9 mars 2021, j’aurai le plaisir d’animer une formation Rédigez vite et bien avec le mind mapping pour SAMSA, un organisme de formation spécialisé dans le journalisme.

Pour vous inscrire, contactez SAMSA. Le cas échéant, vous pourrez peut être bénéficier d’un financement.

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