Gérer vos tâches avec MindManager® et GTD®

GTD® est une méthode de productivité super efficace ! Elle va vous permettre de gérer vos tâches de manière simple et efficace. L’acronyme GTD® signifie Getting Things Done, littéralement Que les choses soient faites. Cette méthode a été développée par David Allen.

Les adeptes de la méthode de la GTD® fonctionnent essentiellement sous la forme de listes. Toutefois, ce mode de fonctionnement n’est pas toujours adapté à certains modes de pensée, notamment la pensée en arborescence. Les adeptes du mind mapping pourront très bien appliquer la GTD® à la mode Mind Mapping ! Si vous gérez de nombreuses tâches, vous pourrez utiliser un logiciel de mind mapping. MindManager®, par exemple, vous permettra de réaliser un gestionnaire de tâches à la mode GTD avec en plus la spatialisation de l’information et le tri des tâches.

Fluidifier votre gestionnaire de tâches

David Allen s’est inspiré de la méthode Lean pour développer la méthode GTD®. Il vous propose de passer du stock au flux. Je vous propose de réaliser une carte avec comme branches principales les différentes positions possibles pour une tâche :
  • A faire
  • Action
  • En attente
  • Terminé
Commencez par positionner vos tâches sur la branche A faire, puis au fur et à mesure vous les déplacez sur les différentes branches pour finir par la branche Terminé.

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Libeller correctement vos tâches

Le libellé de la tâche a également son importance. Je vous conseille de commencer par un verbe d’action à l’infinitif puis de noter les éléments essentiels pour vous souvenir du contenu de la tâche.

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Trier vos tâches

Dans la méthode GTD®, vous marquez vos tâches à l’aide de plusieurs paramètres :
  • Le contexte (mail, téléphone etc.)
  • La délégation
  • La personne en charge de la tâche
  • Le lieu
Avec MindManager®, créez les balises et marqueurs de ressources correspondantes. Sélectionnez le sujet.Dans le menu accueil, cliquez sur le bouton Balises puis sur Ajouter une nouvelle balise.

mindmanager-03 Ensuite, vous allez pouvoir filtrer votre carte pour afficher les tâches par contexte par exemple. Dans le menu affichage, cliquez sur le bouton Afficher puis filtre multicritères, et sélectionnez la balise voulue ex : contexte. Pour affecter une tâche à une personne, vous allez utiliser les marqueurs de ressources de MindManager. Sélectionnez le sujet. Dans le menu Tâches, cliquez sur le bouton Ressources puis sur Ajouter un nouveau marqueur de ressource. Vous pouvez indiquer les initiales de la personne. MindManager-04

Vous pouvez naturellement en ajouter d’autres comme :
  • Les dates de début et de fin
  • le degré d’urgence
  • le degré d’importance

Pour aller plus loin

 

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