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Vous souhaitez manager avec plus d’efficience ? Le mind mapping (en français technique de la carte mentale) peut vous aider ! Tony Buzan, son concepteur, le présente comme le couteau suisse de l’intelligence. En effet, au sein d’une entreprise, le mind mapping peut s’utiliser pour développer une stratégie, gérer un projet, conduire le changement etc. Vous pouvez l’utiliser à la main ou avec des logiciels dédiés comme MindManager ou XMind 2021 par exemple.

Quels sont les avantages du mind mapping pour manager ?

Manager avec le mind mapping comporte de nombreux avantages :

• Disposer d’une vue globale : grâce à la carte mentale, vous allez disposer d’une vision globale de votre activité. Vous pouvez par exemple créer une carte informatique avec tous vos projets. Chaque projet pourra à son tour devenir une sous carte.
• Booster la créativité de votre équipe : la carte mentale est un outil très efficace pour brainstormer. En effet, la créativité se base sur deux principes fondamentaux : le nombre d’idées (plus vous avez des idées, plus avez des chances d’avoir de bonnes idées), l’originalité des idées (si vous avez des idées que je n’ai pas, vous êtes un peu plus créatif que moi. La carte mentale va vous permettre de multiplier les idées par deux effets :
  • l’amorce : dans une carte mentale, vous utilisez non pas des phrases mais des mots clés (comme avec Google). Ainsi, votre cerveau sera amorcé par le mot clé.
  • la catégorie : regrouper les idées par catégories, vous permet de générer plus d’idées. En effet, une fois la catégorie trouvée, votre cerveau va générer d’autres idées appartenant à cette catégorie.
• Centraliser les informations : lorsque vous gérez des projets, la plupart des informations se retrouvent éparpillées dans votre système d’informations : certaines se trouvent dans votre messagerie, d’autres sur votre serveur etc Avec un logiciel de mind mapping, vous allez pouvoir centraliser ces informations dans une seule carte grâce à des liens hypertextes
• Collaborer efficacement : vous pouvez par exemple utiliser la carte mentale pour conduire des réunions collaboratives. Vous projetez l’ordre du jour sous la forme d’une carte mentale. Ensuite, un membre de votre équipe se charge d’alimenter la carte en fonction des échanges.

Quelles sont les utilisations de la carte mentale pour manager ?

Le mind mapping est multiutilisations :

• Gérer des projets : il va vous servir à découper vos projets en étapes et en actions. Certains logiciels de mind mapping comme XMind 2021 ou MindManager savent générer un Gantt pour suivre au mieux votre projet.

• Conduire le changement : La carte mentale bénéficie de l’effet Ikea. En effet, quand les membres de votre équipe cocréent une carte mentale, ils vont adhérer aux idées et aux actions de la carte car ils ont participé à sa conception.
• Développer une stratégie : la carte mentale peut vous permettre de développer une stratégie
• Réaliser des présentations percutantes : à la base, le mind mapping n’a pas été conçu pour réaliser des présentations informatiques mais plutôt pour brainstormer ou mémoriser des informations. Toutefois, de plus en plus de personnes recourent à la carte mentale pour lutter contrer l’ennui des présentations PowerPoint mal conçues. Certains logiciels (MindManager, Mindview, Xmind etc..) propose un mode présentation. Vous pouvez dévoiler votre carte mentale branche par branche automatiquement.

Réaliser une carte mentale : à la main ou avec un logiciel ?

Devez-vous réaliser vos cartes à la main ou à l’aide d’un logiciel ? Tout dépend en fait de vos besoins.

A la main, les cartes mentales permettent de mieux réfléchir et de mieux mémoriser les informations. Avec des post-it, vous mènerez également des brainstorming plus efficaces.

Sous informatique, les cartes mentales offrent la possibilité de gérer une grande quantité de données. Par ailleurs, vous allez pouvoir les partager plus facilement. En outre, sauf exception, les cartes mentales informatiques paraissent plus professionnelles.

Comment choisir votre logiciel de mind mapping professionnel ?

Choisir un logiciel de mind mapping dépend de plusieurs paramètres :

• Vos besoins : allez vous utiliser votre logiciel pour : gérer un projet ? animer une réunion ? Brainstormer ? Pour gérer un projet de A à Z, vous vous tournerez vers un logiciel avec des fonctionnalités dédiées aux projets comme par exemple MindManager, MindView ou Xmind 8 pro. Pour animer une réunion, préférez un logiciel avec des cartes esthétiques comme XMind par exemple. Pour brainstormer, la plupart des logiciels de mind mapping conviendront.
• Votre budget : vous avez des logiciels pour toutes les bourses. De o euros pour FreePlane à 418 euros pour une licence perpétuelle de MindManager.
• L’interopérabilité: la plupart des logiciels de mind mapping peuvent s’échanger à partir des formats XMind, MindManager, Freeplane.
• Votre fréquence d’utilisation : allez vous utiliser le mind mapping tous les jours ? Chaque semaine ? Chaque mois ? En effet, si vous ne pensez pas utiliser le mind mapping fréquemment, vous pourrez opter dans un premier temps pour un logiciel gratuit ou sous licence freemium.
• Votre univers logiciel : vos postes de travail sont-ils sur Windows, Mac ou Linux ? Baignez-vous dans un univers Microsoft ou préférez-vous les logiciels libres ? Certains logiciels comme MindManager et Mindview sont interfacés avec les logiciels Microsoft. Vous pouvez en effet exporter vos cartes dans Word, Excel, PowerPoint voire Project etc.

Pour conclure

Si vous voulez adopter le mind mapping pour manager, suivez la philosophie du mind mapping. Donner une carte conçue par vos soins à vos équipes apportent peu de plus-value. Jouez la carte du mind mapping en toute sincérité : Invitez vos équipes à coconcevoir les différentes cartes mentales.

Le mind mapping va changer littéralement votre façon de manager. Grâce à la carte mentale, vous allez disposer d’un véritable cockpit pour piloter vos activités. De plus, vous allez pouvoir catalyser l’intelligence collective de vos équipes et donc gagner en compétitivité.

Alors prêt à adopter le mind mapping pour vous et vos équipes ?

A Lire

Managez avec le mind mapping 2e édition, de Patrick Neveu, Carolina Vincenzoni, Franco Masucci et Xavier Delengaigne.

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GTD® est une méthode de productivité super efficace ! Elle va vous permettre de gérer vos tâches de manière simple et efficace. L’acronyme GTD® signifie Getting Things Done, littéralement Que les choses soient faites. Cette méthode a été développée par David Allen.

Les adeptes de la méthode de la GTD® fonctionnent essentiellement sous la forme de listes. Toutefois, ce mode de fonctionnement n’est pas toujours adapté à certains modes de pensée, notamment la pensée en arborescence. Les adeptes du mind mapping pourront très bien appliquer la GTD® à la mode Mind Mapping ! Si vous gérez de nombreuses tâches, vous pourrez utiliser un logiciel de mind mapping. MindManager®, par exemple, vous permettra de réaliser un gestionnaire de tâches à la mode GTD avec en plus la spatialisation de l’information et le tri des tâches.

Fluidifier votre gestionnaire de tâches

David Allen s’est inspiré de la méthode Lean pour développer la méthode GTD®. Il vous propose de passer du stock au flux. Je vous propose de réaliser une carte avec comme branches principales les différentes positions possibles pour une tâche :

• A faire
• Action
• En attente
• Terminé

Commencez par positionner vos tâches sur la branche A faire, puis au fur et à mesure vous les déplacez sur les différentes branches pour finir par la branche Terminé.

Libeller correctement vos tâches

Le libellé de la tâche a également son importance. Je vous conseille de commencer par un verbe d’action à l’infinitif puis de noter les éléments essentiels pour vous souvenir du contenu de la tâche.

Trier vos tâches

Dans la méthode GTD®, vous marquez vos tâches à l’aide de plusieurs paramètres :

• Le contexte (mail, téléphone etc.)
• La délégation
• La personne en charge de la tâche
• Le lieu

Avec MindManager®, créez les balises et marqueurs de ressources correspondantes. Sélectionnez le sujet.Dans le menu accueil, cliquez sur le bouton Balises puis sur Ajouter une nouvelle balise.

Ensuite, vous allez pouvoir filtrer votre carte pour afficher les tâches par contexte par exemple. Dans le menu affichage, cliquez sur le bouton Afficher puis filtre multicritères, et sélectionnez la balise voulue ex : contexte. Pour affecter une tâche à une personne, vous allez utiliser les marqueurs de ressources de MindManager. Sélectionnez le sujet. Dans le menu Tâches, cliquez sur le bouton Ressources puis sur Ajouter un nouveau marqueur de ressource. Vous pouvez indiquer les initiales de la personne.

Vous pouvez naturellement en ajouter d’autres comme :

• Les dates de début et de fin
• le degré d’urgence
• le degré d’importance

Pour aller plus loin

• le site de l’éditeur de MindManager
• Le livre de David Allen : S’organiser pour réussir, Getting Things Done.

 

• Mon livre co écrit avec Pierre Mongin : Organiser votre temps avec le mind mapping aux éditions Dunod

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