REDIGEZ AISEMENT DES COURRIERS ADMINISTRATIFS GRACE A LA CARTE MENTALE

Vous devez rédiger des courriers administratifs mais vous ne savez pas par où commencer ? Une fois encore, le mind mapping peut vous venir en aide ! En effet, la carte mentale représente l’outil idéal pour structurer un écrit.

Recourir à la carte mentale pour réfléchir et structurer un écrit

Pour bien écrire, vous devez avant tout séparer les différentes étapes :

  1. Analyser le sujet
  2. Bâtir le plan
  3. Rédiger
  4. Corriger
  5. Mettre en page

Vous pouvez recourir à la carte mentale dans les étapes de réflexion, de structuration et éventuellement de rédaction.

En effet, la carte mentale est utile pour réfléchir et disposer d’une vue globale. Par contre, pour corriger votre texte, vous aurez besoin de rentrer dans le détail. Vous pourrez alors basculer dans un traitement de texte comme par exemple Microsoft Word.

La carte mentale pour structurer un écrit court

La carte mentale est davantage adaptée pour des écrits longs (comme un rapport ou un cahier des charges par exemple). Elle permet en effet de ne pas se perdre dans une multitude de détails.

Toutefois, dans le cadre d’un écrit court (comme par exemple une lettre), la carte mentale peut également se révéler utile. Elle va en effet permettre de mieux structurer le texte. Au final, vous pourrez ainsi mieux transmettre un message.

Réutiliser des méthodes de réflexion en mind mapping

La carte mentale reste un outil souple. Vous pouvez y transposer d’autres méthodes. Dans le cadre administratif, pour rédiger une lettre, vous pourrez par exemple recourir au :

  • QQOQCCP (Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien, Pourquoi)
  • SPRI (Situation, Problème, Résolutions, Informations)

Utiliser une carte à la main ou un logiciel ?

Au choix, vous pouvez utiliser une carte à la main ou avec un logiciel de Mind mapping (comme par exemple, Freeplane ou XMind).

La carte mentale à la main sera sans doute mieux adaptée car plus rapide. Elle permet également plus de réflexion. Souvent, on pense en effet mieux avec la main.

A lire pour aller plus loin

Vous voulez progresser dans l’écriture de lettres administratives ? Je vous invite à lire mon nouveau livre : Perfectionner ses écrits administratifs, Rédiger des courriers et des courriels administratifs dans la fonction publique territoriale, paru aux éditions Gereso.

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BILL GATES ET LE MIND MAPPING

Bill Gates s’intéresse depuis longtemps au mind mapping (un signe qui ne trompe pas !) En décembre 2005, dans un article de Newsweek, intitulé “The Road Ahead: How ‘intelligent agents’ and mind-mappers are taking our information democracy to the next stage.” Il parlait déjà du mind mapping en termes élogieux :

Les logiciels spécialisés et les services Web peuvent nous aider à tracer, découper cette information [à la disposition des utilisateurs de PC] d’une façon qui était impossible il y a seulement une décennie. Mais, alors que nous avons parcouru un long chemin vers l’optimisation de la manière dont nous utilisons l’information, nous n’avons pas encore fait de même pour la connaissance… Sur un autre plan, OneNote et une nouvelle génération  logiciel de « mind-mapping » peut également être utilisé comme un numérique « Blank slate » pour aider à connecter et à synthétiser les idées et les données et, à terme, créer de nouvelles connaissances. »

Newsweek

Vous voulez en savoir plus sur : Comment gérer vos informations avec le mind mapping ?

Je vous invite à lire mon 100 fiches pour organiser sa veille sur internet paru chez Eyrolles.

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INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET MEMOIRE

Pour égaler voire surpasser l’intelligence humaine, l’Intelligence Artificielle (IA) se dote aussi d’une mémoire.

Les chercheurs de DeepMind, la filiale IA de Google, travaille actuellement sur un algorithme capable de mémoriser des tâches accomplies lors de jeux vidéos.

Bref, l’IA sera notamment capable d’apprendre de ses erreurs.

Pour le chercheur Yann le Cun « L’intelligence artificielle vise à démultiplier l’intelligence »

Pour en savoir plus sur la mémoire et ses méandres, je vous invite à lire notre livre La boîte à outils pour améliorer sa mémoire et sa concentration paru chez Dunod.

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MEMORISER PLUS FACILEMENT DU VOCABULAIRE ETRANGER GRACE A LA MEMOIRE SEMANTIQUE

Apprendre une langue étrangère nécessite de mémoriser un minimum de vocabulaire.

Ces mots étrangers seront stockés notamment dans votre mémoire sémantique.

Cette dernière est organisée de deux manières :

  • Catégorie : en français, le mot Canari sera par exemple rangé dans la catégorie Oiseau
  • Association : en fonction de votre expérience, le mot canari sera associé à d’autres mots comme Jaune, Iles, Titi etc.

Ainsi, pour mémoriser plus facilement du vocabulaire, le plus simple est d’apprendre les mots au sein d’un champ sémantique.

Par exemple, en anglais, vous pourriez apprendre le champ sémantique de l’hébergement en hôtel :

Français Anglais
Lit Bed
Chauffage Heating
Toilettes Toilet
Note Bill
Bagages Bagages
Couvertures Blanket
oreiller Pillow
Coffre fort Safe
Chambre Room
Douche Shower
Carte Map
Salle de bain Bathroom
Lumière Light

Vous voulez en apprendre davantage sur la mémoire ? Je vous invite à lire notre livre La boîte à outils pour améliorer sa mémoire et sa concentration paru chez Dunod.

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DICTIONARY : LE JEU DE SOCIETE DE L’IMAGE AUX MOTS

Connaissez-vous le jeu du dictionnaire ? Il s’agit de faire deviner la définition d’un mot. J’ai développé une variante de ce jeu. Il s’intitule Dictionary, il paraît aujourd’hui chez Mango Editions. Cette variante avec quelques contraintes en plus, vous devez inventer une définition à partir :

  • D’une image,
  • D’un mot imposé,
  • D’une catégorie
Jeu Dictionary Mango Editions

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SKETCHNOTER POUR MIEUX MEMORISER

Sketchnoter est un formidable moyen pour mémoriser des informations.

Qu’est-ce que le sketchnoting ? Il s’agit d’une forme de prise de notes à l’aide de mots et de dessins.

Quand vous sketchnotez, vous travaillez en effet activement l’information. Vous devez la traduire dans plusieurs langages notamment les mots et les images. Cette gymnastique cérébrale vous aide à mieux mémoriser.

Dans les sketchnotes, vous utiliserez des couleurs.

Même si, a priori, les couleurs ont peu d’impact sur la mémorisation, ils permettent de rendre vos sketchnotes plus attractifs.

Souvent, nous avons tendance à ajouter de nombreuses couleurs. C’est un tort, car vous perdez le regard du lecteur. Limitez vous à 3 ou 4 couleurs maximums.

Attribuez également une fonction à chaque couleur :

  • Dessin écriture (ex : le noir)
  • Les ombres (ex : gris)
  • Mise en valeur (ex : jaune)

Vous voulez en connaître plus sur la mémoire et ses mystères ?

Vous pouvez lire mon livre La boîte à outils pour améliorer sa mémoire et sa concentration aux éditions DUNOD.

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MEDITER POUR MIEUX SE CONCENTRER

La méditation de pleine conscience permet de renforcer la concentration.

Pour la pratiquer, suivez les étapes suivantes :
1- Trouver un endroit calme
2- Fermer les yeux
3- Se concentrer sur son souffle
4- A chaque fois que vous esprit pense à autre chose, prenez en conscience et ramenez le doucement vers souffle

Julien BOURET, coauteur du livre Soft skills, conseille de pratiquer régulièrement la méditation :

«  S’asseoir quelques minutes par jour, seul dans un endroit calme, et se contenter par exemple de porter attention sur le simple va et vient de sa respiration a pour effet de calmer le bavardage mental générateur de stress. ».

Pour savoir en plus sur la concentration, je vous invite à lire notre livre La boîte à outils pour améliorer sa mémoire et sa concentration paru chez Dunod.

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